OnlyOffice: что это и чем может помочь вашему бизнесу

Несмотря на то, что Office от Microsoft и Workspace от Google до сих пор сохраняют лидирующее положение на рынке офисных пакетов, в современных реалиях все более актуальным становится присматриваться к альтернативным решениям: как проприетарным, так и с открытым кодом.

Во-первых, последние годы Microsoft Office, несмотря на регулярные обновления не предлагает пользователям ничего принципиально нового, за что хотелось бы выкладывать кругленькие суммы. В Workspace же перед распределенными командами все чаще встает проблема конфликта версий.

Во-вторых, если допустить возможность ухода Microsoft или Google с отечественного рынка, самое время задуматься о других вариантах, которые помогли бы обеспечить отказоустойчивость электронного документооборота вашей компании.

Если выбирать из более «свежих», имеющих потенциал к развитию решений, которые к тому же помогу вам обрести «цифровой суверенитет», получив независимость от прихотей гигантской корпорации, мы рекомендуем обратить внимание на детище компании Ascensio System — облачный центр офисной работы Onlyoffice. В данной статье мы подробно рассмотрим сильные и слабые стороны данного офисного онлайн-пакета, его особенности, порядок установки, поддерживаемые приложения и другие аспекты работы, которые помогут вашим сотрудникам совместно вести офисную работу из любой точки мира. Коснемся мы вскользь и сравненияOnlyoffice и Google Docs.

Среди программных подсистем, входящих в этот пакет, можно назвать следующие:

• Офисный пакет, включающий текстовый редактор, редактор презентаций, таблицы и т.д.;
• Сервер электронной почты, имеющий веб-интерфейс;
• Систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM);
• Программу картотеки людей и организаций;
• Простенькую интрасеть, в которой сотрудники могут вести блоги;
• Интеграцию с NextCloud. Последнее удобно, если вы храните в этом опенсорсном облачном хранилище корпоративные документы или используете для управления проектами. О том, какие преимуществ имеет эта альтернатива Dropbox и Google Диск, мы подробно писали в одной из предыдущих публикацй.

В этой статье мы будем говорить преимущественно про офисный пакет, но также осветим и другие интересные фишки Onlyoffice.

Начало работы с OnlyOffice

Чтобы понять, насколько OnlyOffice подойдет для задач вашего бизнеса, можно установить бесплатную версию этого облачного центра офисной работы OnlyOffice Community Server, доступную здесь. Вам будет доступно облачное хранилище для документов, все необходимые редакторы, почта и другие офисные веб-приложения. Если же ваши запросы простираются дальше — советуем прибегнуть к бизнес-функционалу, такому, как CRM-система и СУП (система управления проектами).

Системные требования и тестирование

OnlyOffice умеренно прожорлив в плане системных требований. Так, тот же NextCloud можно установить на сервер с одним ядром и 512 мб. оперативной памяти, чего для OnlyOffice будет драматически мало. В то же время, предъявляемые им требования к оборудованию по сегодняшним меркам вполне реальны.

Для Windows:

• Процессор: одноядерный с тактовой частотой 2 ГГц или выше;
• Память RAM: от 2 Гб;
• Свободное место на жестком диске: не менее 40 Гб.

Для Linux:

• Процессор: одноядерный с тактовой частотой 2 ГГц или выше (amd64 с ядром 3.10.);
• Память RAM: от 6 Гб;
• Свободное место на жестком диске: от 40 Гб.

Важно отметить, что есть основания полагать, что ядро OnlyOffice лежит в основе таких отечественных сервисов, как «Яндекс.Документы» и «Битрикс24». Это дает возможность в первом приближении протестировать на них, как OnlyOffice может повести себя на вашем сервере.

Принципиальная схема запуска

Порядок начала работы с OnlyOffice выглядит следующим образом:

• Аренда или покупка сервера (физического или виртуального). В том случае, если вы уже используете NextCloud, можно разместить OnlyOffice там же, однако важно проследить, чтобы серверные мощности совпадали.
• Установка OnlyOffice на сервер. Т.к. лицензия от Ascensio System стоит порядка 1500 евро, советуем воспользоваться бесплатной версией этого облачного центра офисной работы OnlyOffice Community Server, доступной здесь. Доскональные инструкции по установке также можно найти в интернете. Получить консультацию по этому, и другим вопросам, связанным с характеристиками серверов, можно и воспользовавшись услугами Максиплейс, в частности — арендовав у нас VPS-сервер.
• Получение мастер-ключа и создание из под админа профилей для других сотрудников с гибкой настройкой уровней доступа (можно сделать как вручную, так и разослав им линки для регистрации на почту). Далее можно настроить возможность аутентификации для пользователей через их учетки в таких соцсетях, как Google, Facebook, LinkedIn и т.д. Итогом станет получение каждым сотрудником изолированных участков общего облачного пространства, в котором можно будет хранить и редактировать свои рабочие файлы, а также шарить их по ссылкам для распределенной работы.

Основные особенности OnlyOffice

Как уже говорилось выше, OnlyOffice — это мощная современная альтернатива таким тяжеловесам офисного документооборота, как Microsoft и Google. Выбрав его в качестве решения вы получите не только автономию от корпоративных прихотей, но и достойный уровень безопасности хранения и редактирования файлов, а также ряд неочевидных функций, кроме тех инструментов, наличие которых в офисных пакетах сегодня считается стандартами отрасли. Рассмотрим основные особенности, которые есть у OnlyOffice.

Эргономичный опенсорсный интерфейс

Определенное ноу-хау OnlyOffice заключается в том, что файлы любого типа по дефолту открываются в соседних вкладках одного браузера, что упрощает переключение между текстовыми документами, таблицами и прочим т.к. не требует установки большого числа разных приложений.

Другая особенность состоит в том, что кроме стандартного для офисных пакетов набора инструментов в OnlyOffice можно работать с заполняемыми формами, напоминающими больше управление содержимым в Microsoft Office, чем формы Adobe- и Google Forms. Их можно не только создавать, но и редактировать вместе с другими пользователями.

Причем ими можно делиться как публикуя в сети, так и пересылая в формате PDF, благодаря чему все желающие могут использовать готовые решения от других пользователей для текстовых полей, иконок, выпадающих списков и т.д.

Простота распределенной работы с документами

В навигационном меню офисного модуля OnlyOffice можно легко настроить доступ к документам для разных пользователей. Документы, созданные или загруженные вами будут собраны в разделе под заголовком «Мои документы», а документы, расшаренные вам другими пользователями — под заголовком «Доступные мне». Вы сможете создавать общие папки и не только выдавать разные уровни доступа к ним и содержащимся в них документам (стандартные «чтение», «редактура» и т.д.), но и запрещать доступ конкретным пользователям или их группам.

Другая важная штука, о которой стоит упомянуть — история изменений. Интересным отличием OnlyOffice от конкурентов является возможность не только просматривать разные редакции одного и того же документа, а также видеть, кто из пользователей вносил изменения, но и оставлять комментарии прямо в истории правок к любой из редакций.

Также в OnlyOffice в онлайн-редактор документа встроен чат, позволяющий пользователям обсуждать разные вопросы во время совместного редактирования, не перегружая документ комментариями и не переходя в другие вкладки браузера или окна сторонних приложений.

Интеграции, плагины и поддерживаемые файловые форматы

В современном мире сложно обойтись без интеграций между модулями разных приложений и OnlyOffice здесь не является исключением. Так, к учеткам OnlyOffice без проблем подключать такие сервисы, как DropBox, Google Drive или Microsoft OneDrive — как правило речь идет об их бизнес-версиях, но в каждом конкретном случае это лучше уточнять отдельно. При размещении папок этих сервисов в разделе OnlyOffice с расшаренными документами открывается возможность для совместного использования облачного пространства вместе с коллегами.

Если говорить о форматах, которые поддерживает OnlyOffice, то необходимо упомянуть Microsoft Office Open XML, который работает не только при экспорте-импорте, но и в качестве собственного формата продукта Ascensio System. Кроме того, среди форматов, поддерживаемых OnlyOffice, можно назвать OpenOffice, RTF, PDF и обычный текст. Также есть поддержка HTML, но лишь в веб-варианте Microsoft Office.

Регулярные обновления: OnlyOffice 7.0.

Среди прочего OnlyOffice может похвастаться частотой выхода обновлений. Последняя версия офисного пакета, озаглавленная Обновление Документов 7.0. не только может на рамках конкурировать с капитанами рынка по функционалу, но и имеет открытый исходный код, позволяющий создавать большое количество пользовательских модификаций и шаблонов на все случаи жизни.

Сильные и слабые стороны OnlyOffice

Отталкиваясь от перечисленных выше особенностей OnlyOffice, попробуем теперь сформулировать, какие конкретно плюсы и минусы имеет этот облачный центр офисной работы.

Преимущества OnlyOffice

• OnlyOffice — полноценный конкурентоспособный облачный центр офисной работы. Набор предлагаемых им инструментов и возможностей в общем случае будет раз в десять больше, чем могут понадобиться среднестатистическому офисному работнику. При этом действительно удобный интерфейс поможет не запутаться в них.
• Поддерживается большое число форматов, в которых можно сохранять документы: к вашим услугам окажутся и HTML, и FB2, и EPUB, и PDF.
• В истории правок каждого документа можно оставлять комментарии к разным версиям. Плюс в актуальной версии документа можно запускать чат для моментального обмена сообщениями по рабочим вопросам с коллегами при совместном редактировании.
• OnlyOffice поддерживает широкий спектр плагинов, которые могут существенно упростить вам жизнь. Так, можно обрабатывать изображения во встроенном фоторедакторе, встраивать видео с видеохостингов, использовать переводчик и синоимайзер (правда только на английском языке), производить оптическое распознавание символов (OCR) и многое другое.

Недостатки OnlyOffice

• Периодически веб-интерфейс подгружается с определенными тормозами и в этом плане тот же Google Docs пока опережает OnlyOffice по скорости загрузки документов.
• Многие пользователи отмечают проблему с работой HotKeys — часть команд не работает, завести применение стилей на пользовательские кнопки иногда оказывается проблематичным.
• Бесплатная версия позволяет редактировать документы только в браузерном режиме. Делать это с мобильных устройств, как правило, оказывается неудобным.

Приложения OnlyOffice

Существует несколько приложений, точнее даже их типов, для OnlyOffice. Рассмотрим десктопные варианты, веб-приложения и мобильные.

Для десктопа

OnlyOffice предлагает вам набор стандартных программ, которые с помощью exe.-установщиков можно инсталлировать на локальный компьютер и использовать в автономном режиме для сольной работы с документами, также как Microsoft Office, LibreOffice и т.д.

Однако для совместного редактирования, работы с CRM, отслеживания изменений в разных версиях документов, переписок с коллегами и т.д., вам будет необходимо подключение к серверу, например Nextcloud.

Web-приложение

Если вы не хотите устанавливать себе локальный софт bring your own device, который используется для работы с клиентами и контрагентами, лучшим решением будет установка на сервер веб-пакета OnlyOffice. Он будет работать как под Windows Server (тогда сначала ставим Erlang, PostgreSQL и RabbitMQ), так и под Linux (контейнер Docker в помощь).

Хотя приложение для работы нуждается в сервере, независимо от его наличия оно будет предложено вам в базовой комплектации при приобретении сервиса, что позволит создавать и сохранять документы оффлайн.

Для мобильных устройств

Хотя мобильные устройства до сих пор считаются не самыми оптимальными инструментами для производства контента, OnlyOffice предлагает варианты приложений и для Android или iOS. Их функционал урезан по сравнению с десктопной и веб-версией, а некоторые функции доступны только в платном варианте, однако все базовые инструменты современного облачного офиса останутся в вашем распоряжении.

Резюме

Подытоживая, можно сделать вывод, что OnlyOffice является современным и вполне конкурентоспособным облачный центром офисной работы на базе HTML5, который позволяет осуществлять полный цикл работы с электронными документами, а также управлять работой сотрудников и взаимодействовать с клиентами фирмы.

Если вашей компании требуется относительно недорогая альтернатива продуктам таких титанов, как Microsoft и Google, то OnlyOffice может стать отличным решением, работающим со всеми основными ОС и умеренно требовательным к серверным мощностям.

Воспользовавшись нашим предложением по приобретению NextCloud, вы получите в свое распоряжение искомый сервер и возможность для интеграции NextCloud OnlyOffice.