Как создать корпоративную почту: решения, актуальные в 2023

Несмотря на развитие новых интернет-технологий, электронная почта уже не первое десятилетие остается одним из основных способов коммуникации для коммерческих организаций. Она широко используется при рассылке коммерческих предложений, переписках с клиентами, координации работы между разными сотрудниками и отделами, участвует в документообороте и т.д. Соответственно такой важный инструмент требует обстоятельного подхода.

Если физическим лицам вполне достаточно почтовых ящиков, регистрируемых на разных платформах от Gmail до Яндекс.Почта (адреса, соответственно, будут выглядеть как «username@gmail.com» и «username@yandex.ru»), то практически любая организация сегодня нуждается в корпоративной почте, которую можно получить как в качестве SaaS-услуги от разных сервисов, в которой будет настроено и предустановлено все необходимое, так и в виде почтового сервера на собственном хостинге.

В этой статье мы расскажем, какие сегодня существуют актуальные решения для создания собственной корпоративной почты со своим доменом (вид адресов - username@domen, где «username» – имя сотрудника или название подразделения, а «domen» – доменное имя фирмы).

Задачи, которые решает корпоративная почта

Корпоративная почта открывает возможности для решения широкого спектра задач, встающих перед любой организацией. Рассмотрим основные из них.

Внутренние коммуникации между сотрудниками

Внутри домена можно создать удобную номенклатуру почтовых ящиков с именами сотрудников, отделов и т.д., что позволит не путаться в том, откуда приходят письма. Хотя сегодня часть общения между сотрудниками фирм происходит в разных мессенджерах, корпоративная почта сохраняет определенные преимущества.

• Во-первых, в ней фигурируют только те письма, которые относятся к рабочим задачам, что создает меньше путаницы и не отвлекает внимание.
• Во-вторых, собственная корпоративная почта позволяет настроить ряд нужных лично вам фишек вроде настройки обработки писем, сохранения архивов с письмами, создания шаблонов на все случаи жизни, а также передачи файлов любого размера.
• В-третьих, вся информация из переписок остается внутри вашего корпоративного периметра, т.к. письма хранятся на вашем же почтовом сервере, что позволяет эффективнее контролировать сохранность всех данных.

Внешние коммуникации: с клиентами и другими организациями

Использование корпоративной почты для взаимодействия с внешним миром — «стандарт отрасли» для любой современной организации.

• Во-первых, корпоративная почта чисто технически повышает доставляемость писем. Маркетинговые рассылки, ведущиеся с бесплатных доменов, часто вызывают подозрение у почтовых служб: непонятно, есть ли у отправителя сайт, компания, а, значит, легитимный источник базы подписчиков. Собственный почтовый сервер позволяет решить эту проблему, настроив записи SPF, DKIM, DMARC.
• Во-вторых, письма, приходящие с корпоративного адреса, влияют на доверие к бренду. Наличие корпоративной почты свидетельствует об определенных ресурсах, которые компания потратила на его создание, что придает такой рассылке больше весомости в глазах получателя. Кроме того, адресат письма может быть уверен, что письма приходят именно из вашей фирмы, а не от аферистов, зарегистрировавших в несколько кликов на бесплатном сервисе почтовый ящик с похожим именем.

Суммировав все эти факторы, можно сделать вывод, что создать почту для организации — решение, незаменимое для всех, кто хочет оптимизировать коммуникации внутри фирмы, повысить лояльность к бренду со стороны получателей писем и не беспокоиться за сохранность данных.

Шаги по созданию корпоративной почты на своем домене

На каком бы сервере не разворачивалась ваша корпоративная почта, порядок действий будет примерно одинаковый. Рассмотрим алгоритм того, что нужно сделать, чтобы создать почту со своим доменом.

1. Подтвердить домен. Это действие необходимо для того, чтобы в наименовании ваших почтовых ящиков после символа «@» вы смогли начать указывать доменное имя своей организации. Разные хостеры могут предлагать отличающиеся способы подтверждения домена, уточнить которые можно в техподдержке, однако в общем случае это делается в настройках DNS сервера.

2. Добавить MX-запись. Речь идет о записи, которой маркируется сервер, на котором будет производиться обработка почты. Делается после выбора почтового сервиса и — во избежание конфликта — уточнения, не настраивалась ли MX-запись до этого. В DNS указываются такие параметры, как «имя», «тип», «MX preference» и «значение». Обновление MX-записи занимает до нескольких часов, после чего на указанный при регистрации в панели хостинга e-mail, придет письмо с подтверждением.

3. Добавить SFP-запись. Благодаря ней можно создать перечень серверов, с которых можно отправлять сообщения. При корректно настроенной SFP-записи ваши письма с большей вероятностью будут доходить до адресатов, а не теряться в папке со спамом. В DNS указываются такие параметры, как «поддомен», «тип» и «значение».

4. Добавить DKIM-подписи. Данная подпись выступает средством верификации и подтверждает, что письма приходят из вашей организации, а не рассылаются ботом злоумышленников. Соответственно, письма с правильной DKIM-подписью также минуют папку со спамом.

5. Добавить пользователей. Последний этап, на котором всем ответственным сотрудникам регистрируются уникальные почтовые адреса, связанные корпоративной почтовой сетью, и выдаются пароли для доступа к почтовым ящикам. Как правило их интерфейсы стандартны и мало чем отличаются от Gmail до Яндекс.Почта, что делает корпоративную почту максимально простой в освоении. Каждый сервис для корпоративной почты предлагает свои функции, но практически везде есть возможность для настройки прав пользователей («владелец», «администратор» и т.д.) отделов.

Теперь, когда мы рассказали, как настроить сервер почты, важно сказать и несколько слов о том, какие почтовые адреса лучше воспринимаются адресатами. Правило здесь по сути только одно: чем лаконичнее — тем легче запомнить. При этом адрес должен недвусмысленно отсылать к названию вашей организации. Можно также добавить, что в шаблонах писем должна содержаться только актуальная контактная информация и имена сотрудников, чтобы у адресатов точно не возникло проблем с обратной связью.

На этом создание корпоративной почты можно считать завершенным. Чтобы организовать массовые рассылки можно подключать почту к специализированным сервисам, таким как Unisender, MailerLite, SendPulse, GetResponse и т.д. Благодаря ним можно за считанные минуты создавать оригинальные шаблоны писем, смотреть статистику, проводить A/B-тесты и многое другое.

Корпоративная почта: где лучше создать?

Теперь, когда мы рассказали об общих правилах создания корпоративной почты, поговорим о том, где лучше ее создавать. Глобально выбор делается между собственным (или арендованным) сервером, облачным или физическим — и отдельным сервисом.

Первый вариант более затратен по времени и деньгам, т.к. потребует корректной настройки сервера и его обслуживания, хотя большинство хостеров и предлагают такие услуги. Использование готовых решений от сервисов значительно проще, однако создает риски по, например, уходу с рынка компании, предоставляющей вам услугу корпоративной почты.

Для наглядности сравним несколько сервисов для создания корпоративной почты: зарубежный Google Workspace, отечественный Яндекс360 и героя наших прошлых публикаций — Zimbra Collaboration Suite. Выбирая между ними (или аналогами) важно ориентироваться на тарифные планы, включающие дополнительный функционал для бизнеса, поскольку в современных реалиях большинство фирм старается в комплекте с почтовым сервером приобретать планировщики задач и другие офисные инструменты, интегрированные в общую программную оболочку.

Google Workspace

Корпоративная почта от Google входит в состав пакетов приложений G-Suite и Google Workspace, что позволяет получать доступ к широкому функционалу. Так, можно создавать рассылочные списки, рассылать приглашения с помощью Календаря, вносить задачи в список и т.д. Ряд плагинов Google Workspace позволяют размещать на боковой панели другие приложения от Google, например SEO-инструменты.

Предусмотрено два типа тарифных планов: Гибкий план и Годовой план. При Гибком плане сумма ежемесячного счета зависит от числа активных аккаунтов (от 7,2 до 21,6 долларов в месяц в зависимости от выбранного тарифа). Их можно добавлять и удалять в любое время, при этом размер платежей будет меняться. Никаких штрафов за отмену подписки не предусмотрено. Годовой план (от 6 до 18 долларов в месяц в зависимости от тарифа) отличается фиксированным сроком: вы обязуетесь оплачивать обслуживание в течение целого года или нескольких лет. Расценки зависят от того, сколько лицензий вы оформите; уменьшить количество лицензий или сумму ежемесячных платежей можно только в момент продления плана при завершении срока действия контракта.

Корпоративная почта в Яндекс 360

Облачная корпоративная почта является частью такого продукта, как Яндекс360. В условиях санкционных рисков важным преимуществом является возможность быстрого переноса данных с таких зарубежных сервисов, как Google Workspace, Microsoft365 и т.д. Все данные дублируются и хранятся в нескольких дата-центрах в РФ. Интерфейс почты почти не отличающийся от стандартного яндексовского позволит обучить сотрудников пользоваться этим инструментом за считанные минуты.

Оплата идет за каждый ящик и составляет 249 р. в месяц по базовому тарифу, имеющему ограничение по числу писем, доступных для рассылки. Имеет такой приятный «обвес», как видеоконференции без лимитов по времени, отсутствие рекламы, единый вход (SSO).

Zimbra

Об этом сервисе мы уже писали ранее, как об альтернативе Яндекс360. Облачная корпоративная почта Zimbra привлекательна тем, что позволяет в рамках одного продукта получить почтовый сервер, видеочат, систему аутентификации, антивирус и антиспам и БД. Все инсталлируется одним пакетом и также настраивается, обновляется и т.д. И тем более она привлекательна как простое SaaS-решение, позволяющее по щелчку получить работающий сервис без всяких настроек и проволочек.

Zimbra можно использовать как готовую SaaS-услугу, в которой будет настроено и предустановлено все необходимое для начала работы, например, подписка на какое-то количество пользователей. Ничего настраивать и устанавливать не придется. Тарифы делятся по удобству для бизнеса. Базовый предназначен для простой работы групп до 10 человек, есть пакеты для 20, 50 , 100 и 1000 пользователей. В базовом один пользователь будет обходиться вам в 190 рублей в месяц, в максимальном — 120рублей.

Также Zimbra можно развернуть на собственном сервере или на собственном облачном сервере. В этом случае, однако, мы рекомендуем выбрать надежного хостинг-провайдера. Обратившись в Максиплейс, вы получите исчерпывающую техническую поддержку и все необходимые аппаратные мощности для запуска Zimbra: наши сотрудники расскажут, как создать корпоративную почту и предоставят для этого все необходимые ресурсы.

Заключение

Подытоживая, можно еще раз подчеркнуть преимущества, которые дает корпоративная почта. Используя ее, вы получите в свое распоряжение сервер с индивидуальным доменом. Это повысит эффективность вашего маркетинга и лояльность клиентов и деловых партнеров, а также обеспечит надежную защиту данных, защиту от спама и позволит лучше структурировать коммуникации между сотрудниками внутри вашей организации.

В качестве облачного решения бизнес-уровня для электронной почты в компании лично мы советуем использовать такой продукт, как Zimbra. Популярный сервис на базе бесплатного ПО Zimbra Open Source Edition используется в таких компаниях-гигантах как Dell, VMware и NTT Communications: почтовый сервер, видеочат, система аутентификации, антивирус и антиспам и база данных вместе.