Удаленные рабочие места в облаке: что в них ценит российский бизнес

По данным портала MarketWatch, рынок виртуальных рабочих столов (Virtual Desktops) вырастет к 2022 году до 5 млрд долларов. Но если для зарубежных компаний среди преимуществ этой технологии важны удобное администрирование, гибкость настроек и доступ из любого места, где есть интернет, то для российского бизнеса приоритеты выстраиваются по-другому.

 Что такое «рабочие места в облаке» или виртуальные рабочие столы?

В российских компаниях сотрудники привыкли хранить данные и работать с ними на локальных компьютерах. Чтобы составить отчёт, менеджер запускает Word, создаёт новый документ, пишет отчёт, сохраняет его в папке “Документы”, а затем отправляет отчёт руководителю по email. 

Системный администратор в такой компании отвечает за работу локальной сети и серверов, на которых работают “коробочные” приложения. Чаще всего это 1C, CRM-система, почта, иногда корпоративный портал. При этом все данные физически находятся в офисе компании – на компьютерах и локальных серверах. Разумеется, опытный сисадмин делает бэкапы данных с сервера и хранит их в другом месте.

Следующий этап развития – перенос на виртуальный или облачный сервер ресурсоёмких приложений – той же 1С или коробочной версии Битрикс24. После этого уже не нужно беспокоиться о поломке или апгрейде собственных серверов или о том, где хранить бэкапы. Настройки серверов и бэкапы делаются на хостинге. Но данные сотрудников по-прежнему разбросаны по локальным машинам.

И только на третьем этапе в компании задумываются о том, чтобы перенести в облако данные и приложения, которыми пользуются сотрудники. Теперь в начале работы сотрудник уже не открывает Word, а нажимает ярлычок запуска приложения для доступа к удалённому рабочему столу. 

Сотрудник подключается к серверу, авторизуется и видит свой удалённый рабочий стол с открытыми окнами приложений и документов, с которыми он работал вчера – из офиса, дома или в ожидании рейса в аэропорту. Поскольку все данные и приложения находятся в облаке, сотрудник может готовить в офисе презентацию для клиента, а последние штрихи внести в неё со смартфона уже по дороге на встречу. 

 

 

Преимуществ в таком решении открывается много, но прежде чем говорить о них, рассмотрим два способа организации удалённых рабочих столов.

 

Два способа реализовать удалённые рабочие столы

 

Способ 1. VDI (Virtual Desktop Infrastructure).

Каждый пользователь в организации получает отдельную виртуальную машину, как будто он заказал её для себя лично. При наличии соответствующих прав он может установить на неё любое ПО и всегда получить 100% заказанных ресурсов по мощности.

Такой способ дороже, но зато он даёт полную независимость от других пользователей удалённых рабочих столов. Поэтому он используется, когда вопросы конфиденциальности и производительности особенно важны.

Кстати, как работает VDI можно посмотреть прямо сейчас, в браузере, на нашем демо-стенде.

 

Способ 2. RDS (Remote Desktop Services).

В этом варианте одна виртуальная машина обеспечивает совместную работу многих пользователей. Администратор устанавливает на сервер общее для всех ПО, что является большим плюсом и с точки зрения экономии средств и по удобству администрирования. Также он может назначить роли и группы пользователей с разными правами. Например, выделить бухгалтерию, операционистов и клиентских менеджеров.

К тому же, поскольку никогда все пользователи не работают одновременно, можно подключить больше пользователей на единицу ресурсов и сэкономить средства на аренду облачных мощностей. Такой вариант дешевле, чем VDI, и при этом конфигурацией можно гибко управлять.

Его минус в том, что все работают на одной виртуальной машине, и если один пользователь запустит ресурсоёмкую программу, это может снизить скорость работы для всех. 

И тот, и другой способ подходят для совместной работы, когда пользователям может быть предоставлена облачная почта и облачное хранилище данных. Этот набор инструментов закрывает полностью все потребности в IT-услугах большинства коммерческих организаций. Сотрудники работают в облаке, там же хранят все данные и пользуются внутренней почтой. При этом обеспечивается максимальная защищённость данных компании.

Крупные организации могут использовать свой микс из этих вариантов: выделить отдельные виртуальные машины для ключевых сотрудников и создать общий сервер для остальных.

Рассмотрим теперь, чем привлекательна технология виртуальных рабочих столов для российских компаний.

 

Защищённость корпоративных данных

Есть категория организаций, которые беспокоятся за сохранность своих данных. Главное для них – чтобы внутренняя информация не попала в руки третьих лиц. 

Есть даже спрос на услугу “тревожная кнопка”, по нажатию которой – на брелке или по команде с мобильного телефона – доступ к данным будет мгновенно заблокирован. Это возможно реализовать только если все данные пользователей хранятся на сервере с централизованным контролем доступа. 

По этой же причине для таких организаций не подходят массовые сервисы работы с удалёнными данными – такие, как Google Documents, Яндекс-диск или Dropbox. Из-за небрежности пользователей конфиденциальные данные могут случайно оказаться в открытом доступе и даже быть проиндексированы поисковой системой. Журналисты писали о таких случаях. (Статья “В выдаче «Яндекса» появились внутренние Google-документы банков и чиновников.”)

Кроме того, документы с публичных сервисов очень легко скачать, скопировать, отправить по почте или предоставить к ним доступ. Это открывает дорогу для внутренних злоупотреблений. Если же все сотрудники работают с документами только в выделенном облаке и пользуются корпоративной почтой, риск утечки данных гораздо меньше. Во внутренней переписке документы не уходят с защищённых серверов, а письма внешним адресатам можно контролировать с точки зрения безопасности.

 

Ещё один аспект – это сохранность данных в поездках. Если менеджер пользуется удалённым рабочим столом, то при потере или краже ноутбука злоумышленники не получат доступ к данным, так как они хранятся на сервере.

При потере или краже ноутбука в деловой поездке менеджер может приобрести недорогой ноутбук в ближайшем магазине, подключиться к своему удалённому рабочему столу (приложение для этого есть на любом компьютере с Windows или Mac OS) и всё равно выполнить поставленную задачу – провести встречу или переговоры с важным клиентом.

Переход на виртуальные рабочие столы позволяет снизить риски и избежать неприятных последствий при утере корпоративных данных – как из-за небрежностей или случайностей, так и в ситуации злоупотребления со стороны сотрудников.

 

3 главных результата внедрения виртуальных рабочих мест

По данным портала TechFunnel, переход на виртуальные рабочие столы уже произвели или планируют 80% компаний из списка Fortune 500. Те компании, кто уже внедрил эту технологию, отмечают такие результаты:

1. Административные и операционные затраты сократились на 70%.

2. Счета за электроэнергию в офисах уменьшились на 97%.

3. Продуктивность сотрудников возросла на 98%.

 

Экономия на замене компьютеров и серверов

Апгрейд парка компьютеров является большой статьёй затрат в средних и крупных организациях. Технология виртуальных рабочих столов помогает снизить затраты благодаря аренде облачных серверов и использованию “тонких клиентов” на рабочих местах сотрудников.

“Тонкий клиент” – это категория устройств, на которых нет полноценных вычислительных ресурсов для самостоятельной работы пользователя с ресурсоёмкими приложениями. Эти устройства предназначены, чтобы транслировать изображение с рабочего сервера на монитор и передавать обратно сигналы о действиях пользователя – нажатия клавиш и сигналы мышки.

Если просчитывать организацию новых рабочих мест с “тонкими клиентами” вместо полноценных компьютеров, то экономия на каждом составит от 10 тыс. рублей и больше. Это особенно актуально при организации новых отделов или построении филиальной сети. 

 

 

Режим “тонкого клиента” можно настроить и на обычном компьютере. Поэтому вместо замены устаревших десктопов или ноутбуков на новые можно рассмотреть их использование в качестве “тонких клиентов” для виртуальных рабочих мест. При этом их мощности в большинстве случаев будет вполне достаточно для этой задачи.

Значительно большую экономию можно получить при переносе приложений и данных с внутренних серверов компании на облачные. Поскольку требования к серверным ресурсам растут быстрее, чем к мощности пользовательских компьютеров, и сервера стоят гораздо дороже, то и экономия будет измеряться значительно большими суммами. 

К тому же для компании с финансовой точки зрения часто предпочтительно поменять структуру затрат с покупки стремительно устаревающего “железа” на оплату услуг облачного хостинга. В зарубежной практике замену CapEx на OpEx (капитальных затрат на операционные издержки) относят к выгодам перехода на виртуальные рабочие места.

Поэтому прежде, чем просчитывать покупку новых мощных серверов, имеет смысл сделать альтернативный расчёт стоимости аренды облачного хостинга. Специалисты “Максиплэйс” с удовольствием помогут сделать расчёты для вашей ситуации.

 

Гибкость работы с облачной инфраструктурой и другие преимущества

С появлением технологии облачных рабочих мест у зарубежных IT-директоров даже возник спциальный термин “Snowstorm Office” (“офис на время снежной бури”). 

Имеется в виду, что при организации рабочих мест в облаке компании будет несложно наладить работу сотрудников в любом другом месте – на конференции, в поездке в иногородний филиал или на зарубежной выставке. 

Или же просто снять другой офис, если в основном запланирован ремонт или повысилась арендная плата. Организация рабочих мест на удалённом сервере даёт гибкость ведения бизнеса, которой раньше было сложно добиться.

К преимуществам виртуальных рабочих мест также относят:

• Возможность запускать в облаке длительные задачи, связанные с расчётами или мониторингом.  Например, биржевые трейдеры могут запускать торговых роботов, которые отслеживают ситуацию на рынке и торгуют акциями по алгоритмам. При этом специалисту можно закрыть окошко рабочего стола и уехать, а программа будет продолжать работать, пока он находится на встречах или в перелётах.

• Возможность стартапу или малому бизнесу снизить затраты на первое время: не покупать каждому сотруднику новые мощные ноутбуки, а подключить удалённые рабочие места.

• Привлечение удалённых сотрудников и проектных команд. В одном облаке могут работать люди из разных регионов. Физическое присутствие в офисе не обязательно. Можно также подключать к работе удалённые проектные команды с нужными настройками доступа.

• При увольнении сотрудника можно быстро закрыть ему доступ ко всем данным, не опасаясь, что он скачает и унесёт с собой важную информацию.

• Возможность вести обмен данными в одном облаке между сервером, где работают приложения (например, 1С) и сервером, где работают сотрудники. Это увеличивает скорость работы и повышает безопасность.

• Сотрудники поддержки также могут работать удалённо. Поскольку все данные хранятся на облачных серверах, то для поддержки пользователей больше не нужно физическое присутствие.

• Возможность настроить дополнительную защиту с помощью репликации данных. При этом данные регулярно копируются в ЦОД, находящийся в другой географической зоне или даже в другой стране. Репликация даёт дополнительную устойчивость к катастрофам за приемлемый бюджет.

 

 

Для администратора системы есть и ещё одно преимущество. Если вы используете виртуальные рабочие столы, то на компьютеры пользователей вы можете разрешить устанавливать любые программы – от игр до специализированного ПО, поскольку на безопасность данных в облаке это никак не влияет. А так как всё чаще сотрудники приходят в офис со своими компьютерами, это поможет избежать ненужных конфликтов.

Необязательно сразу всей компании переходить на удалённые рабочие места. Можно начать с одного-двух отделов (например, из 10-20 сотрудников) и на опыте их перевода  учесть все тонкости и детали, чтобы упростить переезд для остальных. 

Если нам в “Максиплэйс” поступает запрос организовать облачную инфраструктуру для удалённой работы пользователей, мы действуем в три этапа:

1. Знакомимся, общаемся, вникаем в суть задачи.

2. Готовим предложение в заданных ценовых рамках.

3. Подписываем договор и реализуем выбранное решение.

В результате заказчик получает набор из нескольких серверов, на которых установлено нужное ПО для удалённой работы сотрудников, выделено место для хранения данных и настроена корпоративная почта. 

Также наши специалисты могут помочь перенести и настроить нужное ПО. Например, перенести базы 1С и наладить их работу.

Посмотреть базовые тарифы и описание услуги вы можете на странице услуги Удалённый рабочий стол.

И ещё раз напомним про демо, с помощью которого можно испытать работу в VDI прямо в браузере.

Будем рады помочь.