Корпоративные мессенджеры: важный инструмент современного бизнеса

Корпоративные мессенджеры дают возможность эффективнее управлять внутренними коммуникациями, улучшать продуктивность сотрудников и ускорять процессы принятия решений. Рынок корпоративных мессенджеров сегодня невероятно широк и предлагает решения от бесплатных вариантов до сложных платформ с расширенной функциональностью. В этой статье мы рассмотрим, что представляют собой мессенджеры для корпоративного общения, каковы их преимущества, как подходить к выбору мессенджера для бизнеса и какие решения предлагает рынок.

 

Что такое корпоративный мессенджер

Корпоративный мессенджер — это специализированная платформа для общения сотрудников внутри компании, которая позволяет обмениваться сообщениями, файлами, организовывать видеоконференции и управлять задачами в рамках одной системы. В отличие от обычных мессенджеров, корпоративные мессенджеры ориентированы на профессиональные задачи и интеграцию с другими бизнес-инструментами, например, системами управления проектами, CRM или ERP.

 

Зачем компании нужен мессенджер для бизнеса

Есть несколько причин, по которым мессенджеры для работы становятся незаменимыми для бизнеса:

1. Улучшение оперативной связи.

В отличие от электронных писем, которые могут затеряться в почтовом ящике или остаться без внимания, мессенджеры позволяют мгновенно передавать важную информацию, обеспечивая оперативность и реакцию в реальном времени. Это особенно важно для крупных компаний с распределённой структурой, где сотрудники могут находиться в разных часовых поясах или работать удалённо.

2. Централизованное управление коммуникациями.

Мессенджер для компании позволяет собрать все каналы общения в одном месте. Это упрощает отслеживание диалогов, поиск нужной информации и координацию командной работы. В корпоративных мессенджерах можно создавать отдельные чаты для различных проектов или отделов, что снижает вероятность путаницы и дублирования информации.

3. Безопасность данных.

Одним из важнейших аспектов корпоративных мессенджеров является высокий уровень безопасности. Платформы, ориентированные на бизнес, обеспечивают защищенные каналы связи с мощным шифрованием данных, что минимизирует риски утечек информации. Это особенно важно для компаний, работающих с конфиденциальными данными, в таких сферах, как финансы, юриспруденция или здравоохранение.

4. Интеграция с другими инструментами.

Мессенджеры для бизнеса часто поддерживают интеграцию с различными программами и сервисами, что позволяет сотрудникам работать в единой экосистеме, где все задачи, сообщения и файлы находятся под рукой.

5. Поддержка удалённой работы.

В условиях, когда удалённая или гибридная работа становится всё более распространённой, корпоративный мессенджер обеспечивает эффективное взаимодействие между сотрудниками, независимо от их физического местоположения.

 

Как мессенджеры для бизнеса меняют корпоративные коммуникации

Внедрение корпоративных мессенджеров значительно изменило структуру и характер делового общения. Если раньше основным каналом корпоративной коммуникации была электронная почта, то сегодня мессенджеры становятся основным средством взаимодействия сотрудников. Вот несколько ключевых аспектов, которые изменились благодаря мессенджерам для бизнеса:

1. Сокращение количества электронных писем.

Электронная почта часто становится перегруженной, особенно в крупных компаниях, где каждый день отправляются сотни писем. Мессенджеры позволяют перенести большую часть оперативного общения в чаты, сократив объём электронной переписки.

2. Ускорение принятия решений.

В мессенджерах решения могут приниматься практически мгновенно. Например, если в электронной почте ответ можно ждать несколько часов или даже дней, то в мессенджерах сотрудники могут получить ответ в течение нескольких минут, что значительно ускоряет рабочие процессы.

3. Гибкость и мобильность.

С помощью мобильных приложений сотрудники могут оставаться на связи даже находясь вне офиса. Это особенно важно для компаний с распределёнными командами или для тех, кто активно поддерживает удаленную работу.

4. Упрощение командной работы.

В мессенджерах для работы можно создавать не только текстовые чаты, но и использовать видеосвязь, чаты с поддержкой обмена файлами и даже автоматизацию процессов (например, через интеграцию с ботами). Это делает совместную работу более продуктивной.

5. Управление задачами и проектами.

Многие мессенджеры для бизнеса имеют встроенные функции управления проектами, такие как создание задач, отслеживание их выполнения, назначение ответственных и постановка дедлайнов. Это превращает мессенджер в универсальный инструмент для организации рабочего процесса.

6. Повышение прозрачности и вовлечённости.

В корпоративных мессенджерах можно создавать открытые каналы, где каждый сотрудник имеет возможность следить за ходом работы над проектом. Это повышает прозрачность и вовлечённость всех членов команды.

7. Минимизация отвлекающих факторов.

Когда сотрудники используют личные мессенджеры для работы (например, WhatsApp или Viber), это может создавать отвлекающие факторы. Корпоративные мессенджеры позволяют разделить рабочие и личные коммуникации, что способствует повышению концентрации и продуктивности.

 

Разнообразие предложений на рынке корпоративных мессенджеров

Рынок корпоративных мессенджеров стремительно развивается. Количество пользователей приложений растет, что свидетельствует о возрастающем спросе на удобные и безопасные инструменты для работы. Крупные игроки, такие как Slack и Microsoft Teams, уже завоевали значительную долю рынка, но небольшие стартапы также активно предлагают свои продукты. Имеющиеся на рынке решения можно классифицировать по различным критериям:

• По типу развёртывания:мессенджеры для компании могут быть облачными (размещёнными на серверах провайдера) или развёрнутыми на собственном сервере компании. Первый вариант удобнее в плане обслуживания и масштабирования. Размещение корпоративного мессенджера на своём сервере обеспечивает больший контроль над данными, позволяет управлять всеми аспектами безопасности, настроить систему под конкретные нужды и избежать зависимости от сторонних провайдеров, но требует дополнительных ресурсов и технической поддержки.
• По функциональности: от простых приложений для обмена сообщениями и файлами до сложных платформ с видеоконференциями, интеграцией с другими сервисами, возможностью управления доступом и расширенными настройками безопасности.
• По стоимости: доступны как бесплатные корпоративные мессенджеры с ограниченным функционалом, которые могут быть привлекательным вариантом для небольших компаний с ограниченным бюджетом, так и платные решения с расширенными возможностями и поддержкой. Стоимость может зависеть от количества пользователей, функционала и дополнительных услуг.

 

Как выбрать мессенджер для компании

Выбор корпоративного мессенджера зависит от размеров компании, специфики её деятельности и требований к функциональности. Однако есть несколько ключевых критериев, которые стоит учесть при выборе платформы:

1. Безопасность и защита данных.

Как уже было отмечено, безопасность информации — один из главных факторов при выборе корпоративного мессенджера. Убедитесь, что решение поддерживает шифрование данных, имеет функции двухфакторной аутентификации и позволяет гибко настраивать доступ к информации.

2. Интеграция с уже используемыми инструментами.

Если ваша компания активно использует определенные сервисы (например, облачные хранилища, CRM-системы или календари), важно выбрать мессенджер, который поддерживает интеграцию с ними. Это позволит сотрудникам работать в привычной среде без необходимости переключаться между множеством приложений.

3. Функциональность.

Разные мессенджеры предлагают разный набор функций. Некоторые из них сосредоточены на текстовых чатах, другие предлагают видеоконференции, системы управления проектами или даже встроенные хранилища файлов. Оцените, какие возможности нужны именно вашей компании, чтобы не переплачивать за ненужные функции и при этом не упустить важные.

4. Масштабируемость.

Если компания растет, важно, чтобы выбранный мессенджер мог масштабироваться вместе с ней. Некоторые решения предлагают гибкие тарифные планы, которые можно изменять в зависимости от количества пользователей и нужд компании.

5. Поддержка.

Наличие квалифицированной технической поддержки – важный фактор, особенно для решения проблем и вопросов, возникающих в процессе эксплуатации.

6.Стоимость.

Для многих компаний важен вопрос бюджета. Существуют как платные решения, так и бесплатные корпоративные мессенджеры, которые предлагают базовые функции без необходимости оплаты. Бесплатные версии могут быть отличным стартом для небольших компаний или стартапов, но важно учитывать, что они могут иметь ограничения по числу пользователей или объёму хранимых данных.

 

Как внедрить корпоративный мессенджер в работу

Внедрение корпоративного мессенджера для бизнеса требует тщательного планирования и подготовки. Вот несколько шагов, которые помогут вам успешно внедрить новый инструмент:

• Оценка потребностей: проведите анализ текущих коммуникационных процессов и определите, какие функции будут наиболее полезны для вашей команды.
• Выбор платформы: исходя из результатов анализа, выберите подходящую платформу, учитывая её функциональность, безопасность и стоимость.
• Обучение сотрудников: организуйте тренинги и семинары, чтобы сотрудники могли быстро освоить новые инструменты. Предоставьте им подробные руководства и материалы.
• Пилотный запуск: начните с пилотного проекта, включив в него небольшую группу сотрудников. Это позволит выявить возможные проблемы и получить обратную связь прежде чем внедрять мессенджер во всей компании.
• Настройка политик безопасности и доступа: разработайте чёткие политики использования мессенджера, включая правила конфиденциальности, управления доступом и аудита. Обучите сотрудников соблюдать эти правила.
• Мониторинг и поддержка: после полного внедрения продолжайте мониторить использование мессенджера, собирайте обратную связь от сотрудников и оперативно решайте возникающие проблемы. Обеспечьте качественную техническую поддержку.

 

Примеры популярных корпоративных мессенджеров

Рынок корпоративных мессенджеров предлагает множество решений, каждое из которых имеет свои особенности и преимущества. Рассмотрим несколько наиболее популярных продуктов, которые уже успели завоевать доверие бизнес-сообщества.

Зарубежные решения

1. Slack

Благодаря своему широкому функционалу Slack стал наиболее распространённым решением среди IT-команд во всём мире. Мессенджер доступен в виде бесплатной версии, которая включает базовые функции. В ней ограничена длительность хранения истории сообщений (90 дней) и количество интегрируемых приложений (не более десяти). Стоимость платных тарифов начинается от $7.25 USD/месяц за пользователя. Полный функционал включает групповые аудио- и видеоконференции до 50 участников, управление пользователями в соответствии со стандартом SCIM, экспорт сообщений и наличие API для создания бэкапов.
В 2024 году Slack прекратил работу в России в связи с распоряжением управления по контролю за иностранными активами министерства финансов США, ограничивающим предоставление корпоративных IT-услуг на территории РФ.

2. Microsoft Teams

Главный козырь этого мессенджера – интеграция с продуктами из пакета Office. Microsoft Teams с 2017 года распространялся в его составе, в связи с чем в 2020 году компания Slack обратилась с жалобой в Европейскую комиссию, обвинив Microsoft в неконкурентном поведении. С апреля 2024 года мессенджер начал глобально распространяться как отдельный продукт.

Бесплатная версия Microsoft Teams включает неограниченные чаты, групповые звонки на 100 пользователей длительностью не более 60 минут, таск-трекер и 5 гигабайт в облачном хранилище. Платные версии недоступны в России.

3. Telegram

Хотя Telegram больше известен как личный мессенджер, его функциональность позволяет использовать его и в корпоративных целях. Благодаря удобному интерфейсу и высокой скорости работы многие компании предпочитают использовать его в своей работе. Но всё же Telegram не заточен под нужды бизнеса, и в нём отсутствует специфический для корпоративных мессенджеров функционал, связанный с интеграциями, управлением задачами и сотрудниками. С марта 2024 года в рамках платной премиум-подписки Telegram предоставляет возможность создания бизнес-аккаунтов. Функционал позволяет упростить коммуникацию с клиентами, в том числе посредством её автоматизации и использования чат-ботов.

4. Google Chat

Этот мессенджер интегрирован в экосистему Google Workspace и доступен бесплатно для пользователей Google. Он предлагает базовые функции обмена сообщениями и интеграцию с Google Drive, что делает его удобным для тех, кто уже работает в экосистеме Google.

5. Flock

Flock — это еще один мессенджер для бизнеса, который предлагает удобное решение для командной работы. Он включает в себя функции для обмена сообщениями, видеозвонков и управления задачами. Flock предлагает бесплатный тарифный план, однако для доступа ко всем функциям требуется платная подписка.

6. Rocket.Chat

Rocket.Chat — это бесплатный корпоративный open-source мессенджер с возможностью кастомизации, который предлагает компании полный контроль над своими данными. Компании могут развернуть его на собственных серверах, что особенно важно для организаций с высокими требованиями к конфиденциальности информации. Rocket.Chat — это отличное решение для компаний, которые ищут корпоративный мессенджер, который можно развернуть бесплатно на своём сервере.

 

Российские корпоративные мессенджеры

1. Пачка

Регулярно обновляемый корпоративный мессенджер «Пачка» поставляется по модели SaaS и обладает широким функционалом. Он позволяет группировать чаты по папкам, проводить видеозвонки на 100 человек, создавать напоминания, работать в нескольких рабочих пространствах с настраиваемыми правами доступа, имеет встроенную интеграцию с Gitlab и Grafana, а также публичный API. Бесплатная тестовая версия ограничивает количество сообщений 2000 в месяц. Стоимость базового тарифа — 199 рублей в месяц за пользователя, версия с поддержкой Single Sign-On и экспорта сообщений в формате JSON обойдётся в 499 рублей в месяц.

2. eXpress

eXpress позиционируется как суперапп, объединяющий все корпоративные сервисы в формате единого окна приложений. Разработчики делают акцент на безопасности своего мессенджера, поддерживающего возможность запрета скриншотов и конфиденциальный режим с автоматическим удалением сообщений. Вместе с тем в корпоративном мессенджере eXpress отсутствует некоторый базовый функционал, например, группировка чатов по папкам, поиск по всему пространству и гибкая настройка уведомлений. Тарификация предусматривает плату от 3000 рублей за пользователя в год. eXpress может быть развёрнут on-premise, стоимость облачной инсталляции предоставляется по запросу.

3. VK Teams

Мессенджер для бизнеса, поставляемый в рамках платформы VKWorkSpace, был запущен Mail.ru Group в 2019 году под названием MyTeam. В состав платформы также включен календарь, таск-трекер, облачное хранилище и почтовый сервис. Плата за пользование SaaS-версией — 159 рублей за пользователя в месяц, стоимость on-premises решения предоставляется поставщиком по запросу.

 

Тенденции развития корпоративных мессенджеров

Мир корпоративных мессенджеров продолжает активно развиваться, и в ближайшие годы можно ожидать появления новых тенденций и технологий, которые будут определять будущее этих платформ:

1. Искусственный интеллект и автоматизация.

Уже сейчас многие мессенджеры для бизнеса предлагают интеграцию с ботами и системами автоматизации задач. Можно ожидать, что в будущем ИИ будет играть еще большую роль, помогая автоматизировать рутинные процессы, анализировать данные и предлагать решения на основе историй общения и проектов.

2. Гибридные рабочие места и поддержка удаленной работы.

В условиях массового перехода на удаленную работу и гибридные форматы взаимодействия, мессенджеры для бизнеса будут продолжать адаптироваться к новым реалиям. Компании будут искать решения, которые помогут эффективно управлять не только коммуникацией, но и продуктивностью сотрудников, работающих вне офиса. Уже сейчас мессенджеры внедряют функции, которые позволяют следить за выполнением задач, отслеживать рабочее время и обеспечивать вовлечённость удаленных сотрудников.

3. Интеграция с облачными сервисами и решениями.

Облачные технологии продолжают завоевывать популярность, и корпоративные мессенджеры всё чаще становятся частью облачных экосистем. Это позволяет пользователям работать с данными и файлами в режиме реального времени, не беспокоясь о синхронизации или безопасности. Компании, работающие с облачными решениями, могут использовать мессенджеры как единый центр управления всеми своими системами, что значительно упрощает рабочие процессы.

4. Гиперперсонализация.

В будущем мессенджеры для бизнеса могут предлагать персонализированные интерфейсы и функции, адаптированные под конкретные потребности каждого сотрудника. Например, мессенджер может анализировать, с какими задачами чаще всего сталкивается работник, и автоматически предлагать инструменты или советы для их решения. Это может повысить эффективность работы и сделать взаимодействие с мессенджером более интуитивным и удобным.

 

Заключение

Корпоративные мессенджеры стали незаменимым инструментом для компаний любого масштаба, от стартапов до крупных международных корпораций. Они обеспечивают быстрое и удобное общение, повышают продуктивность и позволяют лучше координировать командную работу. Выбор подходящего мессенджера для бизнеса зависит от конкретных нужд компании, её структуры и бюджета. Внедрение мессенджера требует тщательного планирования и подготовки, но при правильном подходе может значительно улучшить рабочие процессы и повысить производительность.

Бесплатные корпоративные мессенджеры могут стать отличным стартом для небольших компаний, предоставляя базовые функции для взаимодействия. Однако по мере роста бизнеса может возникнуть потребность в более продвинутых функциях и расширенных возможностях, которые чаще всего доступны в платных решениях.

Технологии продолжают развиваться, и мессенджеры для работы будут становиться всё более мощными, гибкими и безопасными. Независимо от того, какую платформу выберет ваша компания, важно помнить, что корпоративный мессенджер — это не просто инструмент для общения, а важный элемент успешного управления бизнесом в условиях цифровой экономики.