Как организовать удалённую работу в вашей компании

Организовать удаленную работу — мировой тренд последних двух лет. Начиная с 2020 года удалённый формат стал глобальной нормой — из-за пандемии работодателям пришлось массово выяснить, что эффективная офисная работа реальна и в домашнем офисе. Был бы только интернет! Поэтому организация удалённых рабочих мест стала мировым трендом и до сего дня только набирает обороты.

Если эта задача встала и перед вами — организовать сотрудникам удалённый доступ не так сложно. Можно и без капитальных вложений создать достаточно удалённых рабочих мест и чтобы вывести из офиса большую часть сотрудников, и чтобы организовать полностью удалённый формат работы всей компании. Или создать резервное решение, которое позволит мгновенно развернуть такой формат, если он понадобится! Кроме того, внедрение виртуальных мест несёт и прямую выгоду.

Что такое удалённый доступ и зачем он нужен

Прогресс компьютерных технологий навсегда изменил мир, и самые сливки этого прогресса — сетевые технологии, в том числе позволяющие организовать удалённый доступ. В самом прямом значении «удалённый доступ» в информационных технологиях — это управление одним устройством через другое по сети, а также технологии и приложения, с помощью которых оно осуществляется. Чаще всего встречается удалённый доступ к рабочему компьютеру с домашнего/рабочего ноутбука, а также работа в терминальном сервере через тонкие клиенты. Но в действительности эта технология используется гораздо чаще и шире! 

Зачем может понадобиться удалённый доступ?

• Техническое обслуживание. Админы и IT-инженеры часто решают с его помощью проблемы на компьютерах или серверах, особенно когда вмешательство может понадобится срочное и в неурочное время. Естественно, это решение требует настройки загодя. 

• Управление сервером/серверами. Фактически, так организована вся облачная работа: вы удалённо храните на арендованных серверных мощностях файлы, запускаете проекты, тестируете или используете приложения. 

• Техподдержка. Иногда специалистам технической поддержки очень сложно объяснить клиенту алгоритм необходимых действий. Проще подключиться удалённо и поправить всё прямо на глазах у пользователя.

• Специфические ресурсы. Некоторым компаниям может потребоваться на короткое время приобрести достаточно специфический компьютерный ресурс — например, работу сразу двадцати видеокарт для обработки архитектурного проекта или пачки видеофайлов. Существуют целые серверные модели, набитые видеокартами и работающие удалённо именно для таких случаев.

• Подобным образом устроен удаленный доступ для гейминга — когда нанимается меньшее количество ресурсов просто чтобы поиграть в требовательные к железу видеоигры.

• Совместная работа. Многие офисные проекты разрабатываются с участием целых рабочих групп, и тем проще этот процесс, чем проще доступ каждого участника к общим ресурсам. Благодаря этому становится возможна коллаборация из разных точек мира.

• Аренда удаленного рабочего места. Ну и самое распространённое — преднастроенные образы ОС и приложений, виртуализированные в индивидуальное рабочее место. «Физически» оно находится на терминальном сервере, вместе с десятками/сотнями таких же, но пользователь может получить к нему доступ с рабочего компьютера, маломощного ноутбука, любого подключенного к сети устройства. 

Последний сценарий известен также как DaaS, Desktop-as-a-service. Именно он позволяет организовать удалённую работу хоть целой корпорации.

Как технически организуется DaaS

Есть два основных способа организовать удалённые рабочие места: VDI, Virtual Desktop Infrastructure и RDS, Remote Desktop Services: 

1. RDS позволяет осуществлять работу сразу нескольких пользователей на одной виртуальной машине. При этом ПО общее для всех, благодаря чему RDS удобно администрировать и дёшево содержать — как правило, достаточно купить одну лицензию на программы (но не всегда). Назначение ролей и групп доступа позволяют разграничить пользователей, а конфигурация очень гибкая. Это доступный вариант: для него нужно не очень много ресурсов, но стоит какому-нибудь пользователю загрузить доступные мощности на полную — и больше они никому не достанутся. 

2. VDI подразумевает наличие личных виртуальных машин. Серверные ресурсы резервируются под каждую, все пользователи совершенно независимы и им можно устанавливать любое ПО и не беспокоиться, что на что-то не хватит ресурсов. Этот способ дороже, но он предоставляет большие производительность и конфиденциальность. 

Большинство коммерческих организаций России и мира полностью удовлетворяется одной из этих технологий или их сочетанием: они дают гораздо больше возможностей, чем просто вариант организовать удаленный доступ к компьютеру. Но есть серьёзная разница между устройством удалённых мест собственными силами, на своём оборудовании или же в облаке. Если у компании нет исключительных требований к безопасности данных, то обычно предпочитаются облачные решения. У них есть несколько достоинств:

• Выгода. Новые рабочие станции будут создаваться за минуты, а (благодаря использованию недорогих устройств или тонких клиентов) стоить вдвое меньше.

• Надёжность. Все данные будут в сохранности - ведь они хранятся в центре обработки данных, и им не угрожает кража ноутбука или разлитая на него чашка кофе.

• Удобство. Работать теперь можно и с телефона, и с планшета, и с любого ноутбука — достаточно хорошего подключения к сети.

Что же касается самостоятельной организации удалённых мест, то тут придётся ответить на гораздо больше вопросов, чем просто как организовать удаленный доступ к компьютеру через интернет. Это потребует серьёзных капиталовложений (серверное оборудование недёшево, а терминальный сервер — самый дорогой), команды технических специалистов и приобретения лицензий. Поэтому даже в самых сложных ситуациях предпочтение отдаётся гибридному с облаком варианту.

Методика перевода предприятия на удалённую работу

Есть простая процедура перевода организации на удалённую работу. Сделать это полностью, частично или лишь приготовить плацдарм для такой возможности — уже зависит от вас. Действовать можно в двух форматах: самостоятельном и облачном, т.е. с использованием собственных серверных мощностей (как правило терминального сервера) или арендуемых.

Итак, что нужно сделать чтобы организовать удаленную работу на предприятии:

1. Подготовить удалённое администрирование. У ваших сотрудников точно рано или поздно будут случаться проблемы, и лучше если для их решения будет всё готово! Поэтому если вы работаете через собственные мощности, то распорядитесь, чтобы ваша ИТ-служба установила на машины сотрудников teamviewer/аналог и VPN-клиенты. В случае работы через облако многое будет зависеть от работы вашего провайдера и его техподдержки. В облаке Максиплейс любому клиенту всегда готова помочь команда заботливых технических специалистов, а за дополнительную плату мы готовы заняться и администрированием размещённой у нас инфраструктуры. Однако это всё равно значит, что техника ваших сотрудников для этого должна быть готова.

2. Оснастить сотрудников. Подумайте, кому что потребуется в домашних условиях? Чаще всего кроме ноутбука и, максимум, гарнитуры с наушниками и микрофоном ничего не нужно, но необходимое лучше централизованно закупить и выдать под расписку.

3. Обезопасить интернет-соединение. В идеале необходим резвируемый канал связи, иначе поломка у провайдера приведёт к остановке работы организации: мы однажды столкнулись с такой проблемой, но благодаря резерву наши пользователи даже не заметили аварии. Но не у каждого облачного провайдера ЦОД с надёжностью Tier III: надёжность дата-центра провайдера обязательно нужно проверить. 

4. Подготовить ПО на сервере. У каждого сотрудника должны быть инструменты для коллективной работы (установлен Zoom или другой сервис видеоконференций, корпоративная почта, чат, etc). 

В зависимости от нужд вашего предприятия вы можете вовсе свернуть офисную работу в пользу удалённой работы либо же подготовить свою IT-инфраструктуру к возможному карантинному варианту — решать только вам.

Выводы

Работа с облачной инфраструктурой позволяет наладить удалённую работу даже самого сложного предприятия в любой ситуации: на конференции, при непогоде или в пандемию, а также просто если офису нужен ремонт. Вы можете начать с перевода на удалёнку одного или двух отделов и разворачивать или сворачивать по мере необходимости удалённые рабочие места. Цена при этом будет зависеть только от используемых ресурсов. 

В конце концов, вы всегда можете попробовать прежде чем принять окончательное решение: у нас действует бесплатный семидневный пробный период, в течение которого вы можете попробовать наши VDI и определиться.